先達はあらまほしきことなり

デジタルテクノロジーの活用と展望

ホワイトカラーのExcel作業

事務作業と言えばExcel

小売業、不動産業、保険業などほとんどのビジネス分野のほとんどのホワイトカラーはExcelで作業している。ちょっとしたメモから役員決裁の答申資料までExcelで作成している。取引先との情報共有資料としてExcelファイルをメールに添付することは日常茶飯事だ。

Excel三大作業

Excelには何が書かれているのか。大まかに言えば、

  • 文章
  • グラフ

文章だけの資料であれば、WordやPowerPointでも代替えできる。上記の3項目でExcelでなければ効率的にできないのは表作成とグラフ作成だ。そもそも、Excelというアプリケーションは表計算を行うソフトウェアなので当たり前だ。表計算とは何か。端的に言えば、集計だ。つまり、ホワイトカラーがExcelで行っている作業のメインは集計作業ということになる。

Excelのポテンシャルは高い

Excelを上手く活用すれば、集計作業はいくらでも高速化・自動化できるのだが、多くのビジネスパーソンExcelの機能のほんの数%しか活用できていない。仮に、Excelのすべての機能を使いこなせれば、ほとんどの集計作業は数秒~数分で済ませることができる。そのためには、ExcelVBAのスキル習得と業務自体の見直しが必要になる。ExcelVBAのスキル習得と業務自体の見直しにコストを掛ければ、すぐにそのコストは回収できるし、数千倍~数万倍のリターンが期待できる。こういう効率化こそ生産性を上げる有効な具体的行動だ。