普段の手作業を自動化する

手作業で何をしているか

自動化するにあたって、手作業を改めて手順書にしてみると、単純なことの繰り返しであることに気づくことが多い。コピペ、フォントの変更、罫線で体裁調整、など。エクセルで関数を設定する場合も、１番目のセルに関数式を設定してあとはコピペしているに過ぎない。データ量に応じて、行数が変動しても、列の項目数は同じなど、動的な部分と静的な部分があるはず。集計するその時々でデータ量が変わる。しかし、最終的なフォーマットはいつもと同じにしたいので、最後に罫線を引き直していつもと同じ見た目に仕上げる。このような仕事は典型的な定型業務だ。そのような業務で残業していては、生産性が極めて低い。

100回も1000回も同じ

定型業務を自動化するメリットは、手作業で数時間かけていた業務が、数秒～数分になることだ。データ量が増えても問題ない。人間だと100回の繰り返し作業と1000回の繰り返し作業は10倍の時間差が発生するが、コンピューターにとって100回も1000も同じだ。処理にかかる時間が10倍になることはない。そういう意味では、今後データ量が増えるような業務は早く自動化しておいた方がよい。

手作業には戻れない

早く自動化していればよかった。長年手作業で苦労していた人がよく口にする言葉だ。経理担当者の定型業務の手作業は本当に大変だ。月末月初に裁かないといけない仕事量が多く、転記ミスや計算ミスは許されない。このような業務はいち早く自動化されてほしい。月末月初は残業が当たり前の状態を脱するために。