事務仕事の完全自動化もできる!?VBA

データを滑らかに流す

本ブログの過去記事で記しているように、ホワイトカラーの定型業務は、PCにすでにインストールされているExcelやAccessで自動化できる。Windowsの機能もVBAから呼び出せる。インターネットともシームレスに連携できる。定型的な事務作業とは、先行する業務からデータを受け取り、集計し、後続の業務に加工データを渡す、その繰り返しだ。つまり、自動化とは人を介さずデータを最終目的地まで流し切ることだ。

時間管理もプログラムする

四六時中データをが流れ続けるようなことはほとんどない。データは一ヶ所で一定期間貯めておいて、定期的に後続の業務に連携する。例えば、注文が入った⇒前日の15:00から当日の14:59の注文データを配送センターに送る、といった具合だ。人間は時計を見ながら決まった時刻になると、データをまとめて後続の部署に送り出すという作業をする。このような業務は自動化できる。実現できる方法はいくつもあるが、例えば、Accessで注文を一元管理し、設定時刻になると、配送センターへ自動で１日分の注文をメールで送るというシステムが考えられる。メールだと、配送センター側で人間の手でメールを開く必要があるので、メールではなく、配送センター側のAccessに送るという方法もある。配送センター側のAccessがデータを受け取ったら、自動で配送伝票を出力するような仕組みにしておけば、自動化範囲が広がる。ビジネスデータはダラダラと流れているわけではなく、各部署で一定期間保管・チェックされたあと、後続の部署に引き継がれるという体制になっている。一定期間のデータの蓄積や、一定間隔でのデータ連携など、時間管理が自動化には重要なポイントの１つになる。

RPAはVBA+αで実現できる

昨今RPA(Robotic Process Automation)が各所で話題になっている。ホワイトカラーの定型業務を丸ごと自動化するテクノロジーだ。新しい言葉であるため、定義や用いられ方には幅がある。コンサルティング会社やSIerがITの組み合わせソルーションをRPAというパッケージ商品にしているので、PRAの中身は各社が独自にアレンジした既存技術の集合体だ。本ブログで記してきたように、多くのホワイトカラーの職場ではすでにRPAを実現できる環境は整っている。あとはプログラミングでアプリケーションを開発し、各アプリケーションをシームレスに連携するだけだ。MicrosoftのOfficeソフト(VBA)とWindowsの機能とインターネットの技術を連携したシステムを開発すれば、完全な自動化を実現できる。